Offerte opstellen

0
206
blog placeholder

Een van de moeilijkste opgaven in het leven van een beginnende ondernemer is het opstellen van een offerte. U krijgt een potentiële klant aan de telefoon die een dienst van u wil en hij vraag u wat dat gaat kosten. Of u daar dan ook een offerte van kunt maken. Tja, daar zit u dan. Vraagt u teveel, dan haakt de klant af en gaat naar een ander. Vraagt u te weinig dan verdient u niets aan de opdracht of verliest er zelfs op en dat is niet goed voor uw bedrijf en uw inkomen.
Het uiteindelijke bedrag op een offerte hangt van een aantal zaken af:
–    de omvang van de werkzaamheden
–    eventuele materialen die u zelf daarvoor moet bestellen
–    moet er ook materieel besteld worden, zoals een kraan, een container, betonmolen, of andere zaken. De (huur)kosten evenals het vervoer daarvan moeten op de offerte staan.
–    eventuele papier- en inbindkosten (voor het maken van de offerte zelf wordt meestal niets berekend).
–    uw uurbedrag (dus uw salaris)
Bedenk daarbij dat in het uurbedrag ook uw “overheadkosten” meeberekend moeten worden. Overheadkosten zijn de kosten die u als zelfstandige hebt om uw bedrijf te kunnen voeren. Daaronder vallen bijvoorbeeld de arbeidsongeschiktheidsverzekering, de WA verzekering van uw bedrijf, eventuele huur of hypotheek van uw kantoor, enzovoort. Het kale uurbedrag moet dus iets hoger zijn vanwege die kosten.

Specifieke kosten
Voor elke bedrijf komen daar nog specifieke kosten bij. Een tuiniersbedrijf moet bij een tuinaanleg de geleverde planten evenals eventuele bestrating, zand en stol rekenen. Een administratief bureau zal bij een offerte voor een opdracht bijvoorbeeld naast de uren een bedrag voor administratie kosten rekenen, waaronder dan bijvoorbeeld het gebruik van de printer (toner), eventueel papier of kosten voor gefaxte berichten en/of kopieën berekenen. Vaak moet u ook op de plaats zelf gaan kijken, waar de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Soms treft u daar een voor u andere situatie aan, dan de potentiële klant aan de telefoon aangegeven heeft. Die kan uw werk natuurlijk niet zo goed inschatten als u zelf.
Een kleine tip: probeer eens een offerte van een of meer collega’s te pakken te krijgen en kijk hoe die in elkaar zitten. U bent dan al een heel eind op weg met de specifieke kosten in uw branche. 
 
Template maken
Het verstandigste is dan ook om op de computer een template te maken. Dat is een “model” offerte, dus een voorbeelddocument, waarin de meeste kosten van uw bedrijf en de werkzaamheden die u doet al in opgeslagen staan. Dit model slaat u op en elke keer als u een offerte moet maken haalt u het naar voren, vult het in en slaat het daarna op onder een volgnummer. U kunt er het beste een gecombineerd nummer van maken, bijvoorbeeld 12-99. De 12 staat dan voor het huidige jaartal en de 99 staat voor het volgnummer binnen de offertes. Op die manier hoeft u niet steeds weer het wiel opnieuw uit te vinden en is een offerte na verloop van tijd ook snel ingevuld.

Lijstje maken
Maak ook een lijstje van gangbare werkzaamheden en aandachtspunten als u naar een klant toe moet om te bespreken voor welke werkzaamheden u een offerte moet maken. Zo wordt er straks minder vergeten om in de offertebrief te zetten en kunt u uzelf niet in de vingers snijden.

De indeling
De indeling van de template is vrij eenvoudig.
–    Rechts bovenaan staat natuurlijk de naam van uw bedrijf en uw logo.
–    Twee regels lager typt u aan de linkerkant met stevige, vetgedrukte letters: Offerte (+ het nummer van die offerte).
–    Op dezelfde lijn zet u aan de linkerkant: Datum: (hier wordt later de datum van opstellen ingevuld
–    Na deze lijn volgen een paar lege regels en dan typt u aan de linkerkant: Opdrachtgever: (hier komen naam, adres en woonplaats van de opdrachtgever onder te staan).
–    Weer een aantal open regels, waarna: Omschrijving: (hier vult u in het kort de omschrijving van het project in)
Het uiteindelijke offerteblad komt er dan bijvoorbeeld als volgt uit te zien:
                                   
                                                     Jan Boom
                                                     Tuiniersbedrijf

Offerte 99-12                                Datum:01-04-2012

Opdrachtgever:

Dhr. J. v. Gent
Steigerstraat 7
7000 GG  Stassenbroeck

Omschrijving:

Tuinaanleg met bestrating en terras op bovengenoemd adres.

Complete aanleg:                            €
BTW 19%:                                      €
Prijs inclusief BTW:                       €

Eventuele extra werkuren die buiten de werkzaamheden in deze offerte en de begeleidbrief vallen worden berekend aan een uurbedrag van €……. Deze extra uren worden van tevoren schriftelijk aan u gemeld.
(Geef hier ook aan of uw prijs inclusief of exclusief bijkomende kosten, zoals reiskosten, verzendkosten, enzovoorts zijn.)

KvK nr.:                            …………
Bankrekeningnummer:     …………
BTW nr.:                           …………..

Akkoord:…(Handtekening)………………………………………………………………………………..

Deze offerte is ………maanden geldig.

Aan dit officiële offerteblad hoort meestal nog een begeleidende brief vast te zitten, waarin u de opdracht uiteenzet en de verschillende werkzaamheden op volgorde van werken onder elkaar zet evenals de eventuele materialen en het materieel dat er gebruikt gaan worden, met de gespecificeerde kosten ernaast. Zet in deze brief ook duidelijk uiteen welke werkzaamheden in de prijs inbegrepen zijn en welke eventueel niet.
Moet er een vaste prijs afgesproken worden, inclusief uurloon, bereken de benodigde uren dan inclusief een aantal uren onvoorzien, vooral wanneer de klus niet helemaal duidelijk is.
Maak er wel een redelijke prijs van.

Vergeet vooral de btw niet!
Vergeet aan het einde van uw berekening niet de BTW te berekenen en erbij te tellen. Die is voor diensten en werkzaamheden normaal gesproken 19% in Nederland en 21% in België. Die BTW moet u immers per kwartaal aan de belasting afdragen, verminderd met het bedrag dat u zelf aan BTW betaald hebt bij uw zakelijke inkopen. U doet uzelf tekort als u deze er niet bij zet, want betalen moet u die toch. Niet alle ondernemers zijn echter BTW plichtig, zoals bijvoorbeeld schrijvers, fysiotherapeuten, e.d. Op de site van de KvK kunt u zien welke ondernemers geen BTW hoeven te berekenen over hun werkzaamheden.

Leveringsvoorwaarden
Deze moeten op de offerte staan en altijd dus meegestuurd worden. Staan ze er niet op, dan kunt u daar grote problemen mee krijgen als er iets mis gaat.

Het uurloon voor de klus
Daarbij mag u kiezen: u zet het hele bedrag voor de klus (na een zorgvuldige berekening) er ineens op of u zet er een uurbedrag op en zet na afloop de gemaakte uren op de factuur die de klant moet betalen. Bij een groot bedrag ineens loopt u het risico dat u er meer uren aan kwijt was dan u van tevoren dacht, waardoor u erg weinig per uur verdiend hebt. Daar is de klant goed mee, maar uw bedrijf niet.
Zoek ook eens op internet naar het uurloon van uw collega’s of probeer daar via gesprekken achter te komen en ga daar in het begin wat onder zitten, zodat u een goede kans maakt bij uw klanten.

Betalingsvoorwaarden
Als laatste moeten de betalingsvoorwaarden moeten op de offerte gezet worden. Bijvoorbeeld:
–    betalen bij aflevering van het werk, als het alleen om een levering gaat.
–    betaling van een derde bij aflevering van de materialen, een derde tijdens de werkzaamheden en een derde na afloop als het werk gedaan is. Deze voorwaarden staan vaak op de offerte van een dakdekker, keukenleverancier, e.d., omdat het dan ook voor deze ondernemers om een fikse investering vooraf gaat en om grotere bedragen in het geheel. Maak er wel een duidelijke afspraak van, zodat de klant weet waar hij aan toe is.

Kvk
Onder aan de offerte behoort uw KvK nummer (Kamer van Koophandel). Iedere ondernemer behoort immers aangesloten te zijn bij de KvK en krijgt daar een nummer van. Ook het BTW nummer (dat u op aanvraag van de belastingen krijgt) en uw bankrekeningnummer, zodat de klant zijn facturen straks ook kan betalen.

Reactie op de offerte
Wordt de offerte door de klant geaccepteerd dan komt deze vaak nog met een stel vragen. Als de klant de offerte wat te duur vindt, maar wel met u in zee wil gaan, kan hij bijvoorbeeld vragen of hij zelf de benodigde materialen kan bestellen, zodat hij de kosten van het project wat lager kan houden. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang de klant geen minderwaardig materiaal laat komen waar u naderhand mee moet werken. Het werk zal daar minder goed mee afgewerkt kunnen worden. Het is dan ook verstandig om bij groothandels korting te bedingen, zodat u de klant een deel daarvan kunt aanbieden. Op die manier zal die u dankbaar zijn en zelf kunt u naar tevredenheid werken.
Maak wel duidelijke afspraken over wie de materialen uitzoekt, bestelt en op welke datum deze aanwezig moeten zijn.

Tenslotte
Zorg zelf al wanneer u naar de klant toe gaat voor een eerste gesprek voor een mogelijke lijst van werkzaamheden die u nodig lijken bij de soort opdracht die u wilt binnenhalen. Stel tijdens dat gesprek de noodzakelijke vragen.
Vraag door op punten, waar de klant niet duidelijk in is.
Zijn wensen moet u perfect kennen voordat u de offerte opmaakt. Wat daar niet in staat, maar wel noodzakelijk is, geeft naderhand gegarandeerd problemen.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here