Iedere ondernemer, beginnend of al langer bezig, moet op een bepaald moment een kantoor inrichten. Voor zichzelf of ook voor zijn/haar medewerkers. Een beginnende ZZP-er kan meestal al volstaan met een stevig (mogelijk tweedehands) bureau in zijn huiskamer, een goede bureaustoel, telefoon, computer, printer, een externe harde schijf en wat ordners. Als uitgangspunt is daar eigenlijk niets mis mee, want op die manier houdt u vooral in de beginperiode de kosten van uw bedrijf zo laag mogelijk. Dat geldt bij uitstek voor bijvoorbeeld een internetbedrijf dat bijvoorbeeld alleen SEO adviezen geeft, maar na verloop van tijd is dat toch een magere opstelling. Tenslotte is een huiskamer geen ideale plaats om te werken als daar ook andere huisgenoten en kinderen aanwezig zijn. Zelf had ik daar in het begin ook last van, want ik schreef af en toe op wat er achter mij gezegd werd. Je zit immers met een oor te luisteren naar wat er in de kamer gebeurt.
De kantoorruimte
Het wordt dan tijd voor een eigen plekje, waar u minder gestoord wordt. Een eigen, af te sluiten ruimte dus waar geconcentreerd in gewerkt kan worden. Afhankelijk van uw financiële mogelijkheden kunt u kiezen voor:
– een slaapkamer, serre of verbouwde garage in of bij uw eigen huis. Belangrijk is het daarbij dat de ruimte af te sluiten is van de rest van het huis.
– een gekocht pand van waaruit u uw bedrijf wilt gaan leiden
– een gehuurde kantoorruimte.
Elk van de drie heeft voordelen en nadelen.
Uw thuiskantoor
Hier kunt u gemakkelijk werken. U hebt geen reistijd van en naar kantoor, wat vooral in de winter prettig kan zijn. Bovendien kunt u tijdens mooie lente- en zomerdagen met een laptop ook in de eventueel aanwezige tuin werken, terwijl u voor noodzakelijke dingetjes dan gemakkelijk even uw kantoor in kunt lopen. Het nadeel is dat u niet gevrijwaard bent van onverwachte sociale bezoekjes en persoonlijke telefoontjes. Ook al hebt u aan familie en vrienden laten weten dat u op kantoortijden werkt, dan nog wordt dat vaak door hen vergeten, of men denkt: “Het loopt niet zo’n vaart en voor mij heeft hij/zij wel even tijd.”
Een gekocht pand
Als u de financiële mogelijkheden hebt is het kopen van een pand een goede oplossing. U betaalt weliswaar hypotheek, maar geen huur en na verloop van tijd wordt het pand uw eigendom. Het pand is dus ook een investering voor de toekomst. U hebt hier alleen zakelijke aanloop en weinig of geen last van persoonlijke telefoon en bezoekers. Een gekocht pand heeft vaak ook meer ruimte dan een gehuurd pand, zodat er voor een eventueel archief of kantoorruimtes voor medewerkers en/of een vergaderruimte genoeg plaats is. U kunt hier vaak heel ongestoord werken. Nadeel zijn de hogere kosten ten opzichte van uw thuiskantoor en de reistijd heen en weer naar uw thuis.
Een gehuurd kantoor met toilet en keukentje
Hier betaalt u dus elke maand huur. Dat is geld dat u niet meer terugziet. Vaak is de gehuurde ruimte groot genoeg voor het kantoor, maar is er weinig plaats voor uitbreiding als de zaken goed gaan en u personeel moet aannemen of meer opslagruimte nodig hebt. Voor de rest is er weinig verschil met een kantoor in een gekocht pand.
De inrichting
Zorg voor vooral voor een lichte werkplek. Daglicht is belangrijk om prettig te kunnen werken. Vooral in de winter bij donker weer bent u blij met een licht kantoor. Ze het bureau dan ook nooit zo dat u met uw rug naar het raam zit. U zit uzelf in het licht en bovendien weerkaatst het in de monitor, waardoor u er minder goed op kunt zien.
Meubilair
Zorg voor een goede, verstelbare en verrijdbare stoel en een goede hoogte van bureau
Plaats degelijke kasten. Liefst kasten die gesloten kunnen worden, zodat er geen stof op de ordners e.d. kan komen. Hooguit kan er een klein, open rek voor de dagelijks nodige ordners staan.
Benodigdheden:
– een goede telefoon of (als het een groter kantoor met meerdere medewerkers betreft) een telefooncentrale met daarnaast een pen (al dan niet vast aan de telefoon), notitiepapier en eventueel een bureau agenda.
– een moderne computer, printer, modem en router,
– extra opslag, zoals een externe harde schijf om mee te nemen naar huis
– een papiervernietiger, om gevoelig materiaal, zoals boekhoudingen meer dan zeven jaar oud zijn te vernietigen,
– ordners voor administratie: de bank- privé en kasboekhoudingen van het lopende jaar, onbetaalde facturen op volgorde van factuurnummer of projectnummer, belastingpapieren, verzekeringen, onroerend goed, enzovoort.
– Zorg voor een alfabetische lijst van zakenrelaties onder handbereik bij de telefoon. Niet alleen op de computer, maar ook uitgeprint, zodat u niet meteen vast zit als de computer niet werkt of de elektriciteit uitvalt.
Sfeer
Behalve deze directe benodigdheden is vooral een prettige sfeer in het kantoor heel belangrijk. Die creëert u vooral in de vorm van rustige kleuren en in de vorm van planten. Felle kleuren werken vaak averechts en vooral als de kleuren onderling niet harmoniëren, kan dat het kantoor zeer ongezellig maken. Een rustgevende omgeving is noodzakelijk om goed werk te kunnen leveren. Ook een koffiezetapparaat en een paar extra stoelen of als er plaats is een leuk zitje) voor eventuele zakelijke bezoekers zijn vaak noodzakelijk.
Goede luchtkwaliteit
Let vooral op een goede luchtkwaliteit. Vaak is op kantoor ’s middags de lucht al niet meer helemaal in orde en dat merkt u meteen aan een verminderde kwaliteit van denkwerk van u en de diverse medewerkers. Zorg, dat er tijdig gelucht wordt. Vaak werkt de WTW (Warmte Terug-Win installatie) niet helemaal goed. Frisse lucht is echter eveneens noodzakelijk om goed te kunnen werken. Er zijn planten die niet alleen mooi zijn, maar ook zuiverend op de kantoorlucht werken. Het loont dus om daar in een goede bloemisterij naar te vragen.
