Elke ondernemer heeft wel een aantal slecht betalende klanten. Wat doet u daarmee? Meteen na de eerste betalingstermijn van de factuur een herinnering sturen, of even wachten? Soms lijkt het er wel op dat de meeste klanten hun facturen pas betalen als ze de herinnering ontvangen hebben en dan nog vlak voor het verstrijken van de termijn. Geen wonder: ook veel klanten en bedrijven hebben het tegenwoordig steeds moeilijker. Dat wil echter beslist niet zeggen dat ze u op hun geld mogen laten wachten. Tenslotte hebt u voor dat geld ook werk en/of materialen geleverd en hebt u recht op dat geld. Bedenk dat u de belastingen wel binnen het kwartaal de BTW moet betalen, ook al hebt u het geld van die uitgeschreven factuur nog niet binnen. Het loont de moeite om ervoor te zorgen om de klant toch tijdig te laten betalen. Stuur daarom na het verlopen van de betalingstermijn op de factuur binnen een week de herinnering weg.
Wat kunt u doen als ook de herinnering niet betaald wordt?
Over het algemeen wordt meteen na het verstrijken van de betalingstermijn van de herinnering (meestal 10 dagen) de aanmaning verstuurd. Het komt echter vaak voor dat het goede klanten betreft, waar vaker opdrachten en/of bestellingen vandaan komen en die u dan ook niet meteen met een aanmaning voor het hoofd wilt stoten. Er kan bij die klant immers ook wel eens iets misgegaan zijn. Soms raakt een herinnering bij de post wel eens kwijt. Dat gebeurt zelden, maar het gebeurt. Als u dan een goede klant voor het hoofd stoot door een aanmaning te sturen, kan deze zo geïrriteerd raken dat hij of zij naar uw concurrent verdwijnt. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Stuur echt goede klanten, die normaal altijd binnen de termijn van de herinnering betalen, dan ook altijd eerst een 2e herinnering. De kans dat die eveneens verloren raakt of niet gezien wordt is te verwaarlozen. Wordt die tweede herinnering ook niet betaald, dan moet er toch een aanmaning op volgen. Mocht u daar echter problemen mee hebben dan loont het vaak de moeite om terloops eens op te bellen en te vragen of de administratie de factuur intussen al betaald heeft. Dat werkt vaak nog beter dan een tweede herinnering en stoot de klant minder snel voor het hoofd dan een aanmaning doet.
Na de aanmaning de deurwaarder.
Op de aanmaning wordt het verschuldigde bedrag vermeerderd met de aanmaningskosten, zoals dat op de herinnering al aangekondigd moet zijn. Over het totaal wordt dan de BTW gerekend en samen vormt dat het (hogere) bedrag van de aanmaning. Geef op die aanmaning onder het verschuldigde bedrag ook aan dat u op kosten van deze klant de deurwaarder zult inschakelen als hij in gebreke blijft. Op die manier kan de klant later niet zeggen dat hij dit niet geweten heeft. De betalingstermijn van de aanmaningskosten is meestal kort. Een termijn van vijf werkdagen is gangbaar. Betaalt de klant binnen deze termijn nog steeds niet, dan volgt de brief aan de deurwaarder.
Hoe moet de deurwaarder aangeschreven worden?
Als na afloop van de betalingstermijn van de aanmaning de deurwaarder toch ingeschakeld moet worden, moet er een pakket formulieren klaargemaakt worden:
– een brief met de opdracht om het verschuldigde geld bij de klant te innen. In deze brief moet tevens alle informatie over de klant staan inclusief klant- of projectnummer en bovendien moet ook hier in staan dat de kosten van de deurwaarder op de klant verhaald dienen te worden.
– een kopie van de originele factuur
– een kopie van de herinnering
– een kopie van een eventuele 2e herinnering
– een kopie van de aanmaning.
Wees vooral in de brief heel duidelijk waar het de opdracht betreft. Het beste kunt u een template (sjabloon) maken voor een dergelijke brief, zodat u daar alleen de veranderlijke gegevens, zoals de naam van degene die in gebreke is, het adres, het projectnummer, de datum, enzovoort, hoeft in te vullen als u de stukken naar de deurwaarder moet sturen. De rest hangt dan van de deurwaarder af. Deze zal zijn best doen, maar kan niet altijd het bedrag binnenhalen. Vooral als de klant intussen failliet is gegaan, kan de inning van het bedrag problemen geven of zelfs helemaal niet meer lukken.
