De planning van werkzaamheden is voor elke ondernemer een belangrijk onderdeel van de organisatie van zijn bedrijf. Vooral een beginnende ondernemer, en met name een ZZP-er, heeft er vaak problemen mee. Geen wonder, want hoe deel je de werktijd in zonder al te veel tijdverlies tussen de bedrijven door? Vaak gaat er ongemerkt veel tijd verloren met overleg, reistijden naar klanten, of niet voorziene boodschappen. Voor elke onderneming gelden overigens weer speciale zaken waarop gelet moet worden. Toch zijn er voor elke onderneming verschillende zaken die kunnen helpen om een goede dagindeling te maken. Gebruik om te beginnen vooral de moderne mogelijkheden van de digitale agenda’s op computer en mobiele telefoon.
Dagelijks de agenda bijwerken!
Neem elke morgen de tijd om de (elektronische) agenda in te zien, deze zo nodig aan te passen en te synchroniseren (gelijk te stemmen) met de agenda op uw mobiele telefoon, zodat u ook als u onderweg bent altijd de goede termijnen bij u hebt. Neem elke avond de tijd om de agenda op uw mobiel te synchroniseren met de agenda op uw computer. U kunt daar immers gedurende de dag weer nieuwe afspraken of opdrachten in gezet hebben.
Papieren agenda? Neem deze dan altijd overal mee naar toe.
Gebruikt u een papieren agenda, zorg dan dat u die altijd op zak hebt, waar u ook naar toe gaat, zodat er geen dubbele afspraken gemaakt kunnen worden. Niets is minder hinderlijk dan een klant af te moeten bellen, omdat u een dubbele afspraak gemaakt hebt.
Zet de planning niet te strak in elkaar.
Plan niet te strak. Het mag niet zo krap gepland zijn, dat u meteen in de knel komt als er iets tussendoor komt. Rekening houden met uitloop van een groter project. Grote projecten kunnen immers niet altijd helemaal goed ingeschat worden waar het de benodigde tijd betreft. Ook gesprekken met klanten over grote projecten, zoals een bouwoverleg met diverse belanghebbenden, kunnen nogal eens uitlopen.
Kleine klussen en administratieve zaken
Plan eens per week een paar uur voor kleine klussen en administratieve zaken. Plan deze het liefst op de vrijdagmiddag in. Deze klussen moeten wel gedaan worden, maar het is geen ramp als ze eens wat uitgesteld worden. Zo hebt u wat uitloopmogelijkheden voor het eigenlijke werk van die week en bent u niet meteen aan het stressen als er wat veel zaken tussendoor moeten gebeuren, waardoor de planning niet meer klopt.
Rekening houden met bekende extra drukke perioden.
Houdt in de lange termijn planning rekening met drukke perioden die bij uw zaak en uw beroep horen. Zo is voor het onderwijs de week voor elke vakantie altijd druk in verband met de afwerking van allerlei zaken. In de bouw geldt dat vooral voor de bouwvakvakantie en de kerstvakantie. Voor winkels geldt hetzelfde voor de grote feestdagen als Sinterklaas, Kerstmis, Pasen en Pinksteren, maar vooral de decembermaand en voor het opmaken van de balans aan het einde van het jaar moet vaak extra rekening gehouden worden. Houd daar dus rekening mee als u uw planning voor die tijden opzet.
Gesprekken met klanten goed plannen.
Zet gesprekken met klanten, waarvan u weet dat ze wel eens wat uitweiden, aan het einde van de ochtend, dus voor de lunch of aan het einde van de middag. Die klant heeft dan ook honger en wil op tijd gaan eten. Op die manier kan een gesprek wel eens wat uitlopen, maar vaak blijft dat dan toch binnen de perken.
Onverwacht bezoek op kantoor of in de werkplaats?
Wees vriendelijk, maar beslist tegen klanten die “even komen binnenlopen”, maar waar u op dat moment helemaal geen tijd voor hebt. Neem even de tijd voor hem of haar, maar niet te lang. Biedt deze klanten geen koffie aan, want dan blijven ze vaak plakken. Leg wel even uit dat u nu geen tijd hebt en maak meteen een afspraak voor een later tijdstip die dag of die week, zodat die klant zich niet benadeeld voelt.
Reistijden
Houd bij de planning van klantenbezoek rekening met de reistijden heen en terug. Ook al moet u in het eigen dorp of in de eigen stad zijn, dan nog kan er een probleem zijn met het zoeken van een parkeerplaats, een paar op rood staande stoplichten of met het spitsuur. Plan dus bij een bezoek altijd de reistijd heen en terug goed in.
Gesprekken niet laten uitlopen
Houd u bij een zakelijk gesprek met klanten of vertegenwoordigers aan de door u geplande tijd (die daarvoor dan wel goed toereikend moet zijn) en geef tegen het einde van die geplande tijd aan dat u nog een andere afspraak hebt. Dat is voor een klant een redelijk excuus om het gesprek te beëindigen. Houd ook telefoongesprekken met klanten zo kort mogelijk. Stel gerichte vragen en zorg dat het antwoord niet uit de hand loopt. Beperk sociale gesprekken, zowel bij telefoongesprekken als bij bezoekjes aan klanten. Sociale gesprekken lopen vaak ongemerkt langer uit dan uw bedoeling was. Natuurlijk moet er altijd een mogelijkheid blijven om bij sociale problemen er even op in te gaan als dat nodig is, maar beperk dat tot de enkele keer dat het echt nodig is.
Tijdverslinders tijdig aanpakken.
Houd rekening met tijdverslinders, zoals telefoongesprekken, bezoekjes, zoeken op internet, enzovoort. Hebt u het bijvoorbeeld erg druk met werk dat beslist af moet, zet de telefoon dan op de voicemail of op het antwoordapparaat en vraag of de beller zijn boodschap wil inspreken. U krijgt dan tenminste uw werk voor die dag af en kunt naderhand alle binnengekomen telefoontjes in een keer afwerken.
