Een van de eerste administratieve zaken waar u als ondernemer mee te maken krijgt is het opstellen van een factuur. Factureren is echter niet zo moeilijk. Bij het opstellen van een offerte komt veel meer kijken. Ook een factuur moet echter goed in elkaar zitten. Zo zijn standaardonderdelen die nooit op uw facturen mogen ontbreken. Op volgorde van opstelling hebben we het dan over:
– de naam van uw bedrijf waar de factuur aan betaald moet worden, inclusief
o het adres daarvan,
o de postcode,
o woonplaats,
o telefoonnummer van het bedrijf,
o uw mobiele telefoonnummer,
o een eventueel faxnummer
o uw email adres
o en het adres van een eventuele website.
– de naam van het document, dus bovenaan moet: “Factuur” staan (of als het een herinnering of zelfs een aanmaning betreft: “Herinnering” of “Aanmaning”)
– het factuurnummer
– de datum
– de naam van de klant met daaronder zijn volledige adres
– de omschrijving, dus de uitleg van datgene waarvoor de klant moet betalen
– het bedrag zonder BTW
– de BTW daarover
– de optelling van de bovenstaande bedragen, dus het uiteindelijke te betalen bedrag
– de betalingstermijn
– de regels waaronder uw bedrijf werkt en factureert.
– Uw KvK nummer, rekeningnummer en BTW nummer
De naam van het document
Zet de naam “Factuur”, “Herinnering” of “Aanmaning” altijd in vetgedrukte letters en onderstreept links bovenaan het blad. Zo weet de ontvanger ook meteen waar het over gaat en kan het document niet misverstaan worden. Maak er echter geen al te grote letters van en gebruik een zakelijk lettertype, zoals Times New Roman of Arial. Al te groot en vetgedrukt kan soms een drammerige indruk op de klant maken en dat moet u natuurlijk vermijden. Een factuur mag geen ergernis opwekken, maar moet een zakelijk document zijn. Er hoeft niet meer in te staan dan noodzakelijk is en dat op een correcte wijze, zonder ergernis op te wekken.
Het factuurnummer
Na wat tussenruimte komt onder de naam “Factuur” het factuurnummer. Dit nummer is meestal een combinatienummer bijvoorbeeld een combinatie van volgnummer, jaartal en project- of productnummer. Begin nooit met een enkele 1 als volgnummer! Uw eerste klant hoeft immers niet te weten dat hij ook de eerste klant is. Begin uw volgnummers dus bijvoorbeeld met 001. Een eerste factuurnummer in het jaar 2012 met als onderwerp projectnummer 7189 wordt dan bijvoorbeeld: 001-12-7189. Uw tweede uitgeschreven factuur krijgt het nummer: 002-12-7189. Print elke factuur twee keer uit. Een om te verzenden en een voor uw eigen administratie. Op deze manier kunt u uw kopieën van de facturen op volgorde opbergen in uw ordner en ze snel terugvinden als ze betaald zijn en in de boekhouding bij de betreffende bijschrijving gestoken kunnen worden. In de ordner houdt u dan alleen de nog niet betaalde facturen over. Zo hebt u een goed overzicht op wie er betaald heeft en wie nog niet.
De datum
Rechtsboven naast het factuurnummer zet u het woord: Datum: met daarnaast de datum van uitschrijving dus die van de huidige dag.
De opdrachtgever
Na een paar open regels komt de naam van de geadresseerde, daaronder het adres en de woonplaats. Let daarbij op een juiste aanspreking volgens de omgangsvormen (Dhr./Mevr.) en eventuele titels als u die van deze persoon kent (Ing./ IR. enzovoort). Zorg er tevens voor dat adres, postcode en woonplaats correct zijn.
De omschrijving
Na weer een paar open regels volgt de omschrijving van het werk of het product, waarvoor betaald moet worden. Meestal ka deze kort zijn. Vaak beslaat dit slechts een of enkele regels. Aan de rechterkant zet u het bedrag dat de klant voor uw dienst moet betalen.
BTW
Direct onder de omschrijving en het bedrag typt u “BTW” en zet recht onder het bedrag dat u voor uw dienst rekent het uitgerekende bedrag van 19% BTW eronder. Onder dat geheel trekt u een streep en telt deze twee bedragen bij elkaar op. De uitkomst is het bedrag inclusief de BTW dat de klant u uiteindelijk moet betalen. Dit natuurlijk alleen als u een bedrijf hebt met diensten waarover aan de belasting BTW betaald moet worden. Informatie daarover vindt u op internet of bij de belastingdienst zelf.
Standaard onderaan
Aan de onderkant van de factuur komen standaard:
– uw Kamer van Koophandel nummer
– uw bankrekeningnummer
– uw BTW nummer (dat u bij aanvraag van de belastingen krijgt)
– de betalingstermijn
– eventuele voorwaarden/regels van uw branche volgens welke u de opdracht of dienst uitgevoerd hebt.
Afsluiting
Sluit netjes af met uw naam en eventueel “met vriendelijke groet”.
Versturen
Zorg voor een factuur op een vlekkeloos, wit papier en met een foutloze tekst! Niets komt zo dilettantisch over als fouten in de tekst. Zorg voor een gedrukte naam en adres op de enveloppe en zet daar uw naam en het logo van het bedrijf linksboven. Frankeer de envelop met voldoende porto (weeg de envelop zodra er meer dan een vel papier verzonden moet worden) en doe deze dezelfde dag nog op de post. Op die manier heeft de klant voldoende tijd om zijn betaling te regelen.
Digitaal versturen?
Tegenwoordig wordt door grote bedrijven al digitaal gefactureerd. De klant ontvangt zijn factuur via email. Dat is echter niet altijd aan te raden. Klanten die veel mail krijgen zullen een factuur daartussen mogelijk over het hoofd zien, waardoor u vaker een herinnering moet sturen, dan wanneer u de facturen via de post stuurt. Aan de andere kant wordt het versturen per post natuurlijk ook steeds duurder. Soms kunt u een factuur ook eenvoudig even langs brengen bij bekende zakenrelaties waar u regelmatig contact mee hebt en die dicht in de buurt van uw bedrijf zitten. Aan u de keuze wat u het beste vindt.
Herinnering, aanmaning en deurwaarder.
Jammer genoeg heeft elke onderneming wel een aantal slecht, of niet betalende klanten. Herinneringen en aanmaningen worden op dezelfde manier opgezet als de factuur. Alleen de aanhef verandert en de datum van de voorgaande factuur wordt tevens vermeld. Daarnaast wordt bij herinneringen onderaan vermeld dat bij een eventuele aanmaning ook aanmaningskosten (administratiekosten) gerekend worden. Meestal € 15, – tot € 20, – . Op een eventuele aanmaning kan vermeld worden dat er een deurwaarder gestuurd zal worden als de factuur niet binnen de gestelde termijn betaald wordt. Geef daar wel bij aan dat de kosten van die deurwaarder samen met het bedrag van de aanmaning door de klant betaald zullen moeten worden. Een door u uitgezocht deurwaarderskantoor dient u een brief te sturen met de opdracht om de klant (naam en adres) te benaderen en tot betalen te bewegen. Daarbij moet u een kopie van de factuur, de herinnering en de aanmaning meesturen. Zet uitdrukkelijk in de brief dat de kosten van het deurwaarderskantoor voor de klant zijn. Dat ziet de deurwaarder overigens ook op de aanmaning staan.
