Hoe schrijf je een plan van aanpak voor een project?

0
669
blog placeholder

Een plan van aanpak voor
een project wordt geschreven aan de hand van de volgende hoofdstukken, het is
belangrijk dat de volgende hoofdstukken is opgenomen in het plan van aanpak:

 

AchtergrondenProjectopdrachtProjectactiviteitenProjectgrenzenProductenKwaliteitProjectorganisatiePlanningKosten en batenRisico’s


Achtergronden

 In dit hoofdstuk
beschrijf je over de organisatie waarin het project zich afspeelt.

 

Daarbij kun je denken aan
de werkzaamheden van de organisatie. Wat doet de organisatie precies, welke
afdelingen zijn er betrokken bij het project?

 

Verder kun je ook
beschrijven of dit project gerelateerd is aan een eerder project en daarvan de
bevindingen vermelden.

 

Projectopdracht

 In dit hoofdstuk wordt
allereerst de doelstelling beschreven van het project. De doelstelling vertelt
waarom het project wordt uitgevoerd. Deze doelstellingen dienen SMART
geformuleerd te worden.

 

(S)pecifiek, grondig
omschreven met voldoende details

(M)eetbaar, achteraf moet
vastgesteld kunnen worden of het behaald is

(A)anwijsbaar/acceptabel,
een groep of een persoon moet verantwoordelijk zijn

(R)ealistisch, haalbaar
en uitvoerbaar zijn

(T)ijdgebonden, eindtijd
waarop het doel behaald moet zijn

 

Doel: ik ga mijn gewicht
verbeteren

 

(S) Mijn gewicht moet verminderd
worden

(M) Mijn gewicht van 55
kg moet verminderd worden met 10 kg.

(A) Mijn gewicht van 55
kg moet verminderd worden met 10 kg door mijzelf.

(R) Mijn gewicht van 55
kg moet verminderd worden met 5 kg door mijzelf.

(T) Op 5 april moet mijn
gewicht van 55 kg verminderd worden met 5 kg door mijzelf.

 

Nu zijn we aangekomen bij
de projectopdracht. Deze komt voort uit de doelstelling die eerder is gevormd,
de projectopdracht moet zo nauwkeurig mogelijk het projectresultaat
beschrijven, eindresultaat van het project.

 

Als er eisen zijn waaraan
het voldaan moet worden kun je deze goed gebruiken om het projectresultaat te
beschrijven.

 

Projectactiviteiten

 Dit zijn de activiteiten
die tijdens het project uitgevoerd worden. Probeer alle activiteiten te
bedenken die uitgevoerd moeten worden. Dit is inclusief de voorbereiding, zoals
het schrijven van het plan van aanpak.

 

Daarna kun je de activiteiten
groeperen met groepstitels, dit is handig voor later als je een planning gaat
maken, daarnaast is het niet essentieel om je nu al druk te maken wie de
activiteit gaat uitvoeren.

Projectgrenzen en randvoorwaarden

Bij deze hoofdstuk aangekomen
ga je het project afbakenen. Je moet inzicht hebben in wat wel of niet bij het
project hoort, jouw beeld over wat gedaan moet worden betekend niet dat het
beeld overeenkomt met wat de werkgever wilt.

 

De projectactiviteiten
die eerder is opgesteld dien je kritisch door te nemen. Activiteiten die op de
grens liggen moet je aan kunnen geven of je ze wel doet. Het is niet erg om
activiteiten op te noemen die niet gedaan zullen worden. Dit maakt het
duidelijk voor de opdrachtgever en opdrachtnemer.

 

Verder kun je ook het begin
en einddatum opnemen van het project en wat het maximale budget is.

 

Bij randvoorwaarden beschrijf
je de voorwaarden die voldaan moeten worden om het project tot een succes te
brengen. Deze voorwaarden kan door de projectgroep zelf geen invloed op
uitgeoefend worden, voorbeelden zijn: er moeten projectleden beschikbaar zijn,
er moet voldoende budget zijn, er moet toestemming verkregen worden van de
gemeente, er moet genoeg stemmen zijn en dergelijke.

 

Producten

Bij het woord product
denk je misschien direct aan een voorwerp, maar dat wordt niet bedoeld hiermee.
Een product kan ook een gebeurtenis zijn, bijvoorbeeld opening van een winkel.
Zorg ervoor dat je de producten opspoort, want alle producten samen leveren
uiteindelijk het gewenste projectresultaat van de opdrachtgever.

 

Als je aan ieder product
een datum koppelt, dan worden de vorderingen in het project meetbaar, de
groepen activiteiten noemen we mijlpalen (in het Engels milestones).

 

Kwaliteit

In dit hoofdstuk ga je
beschrijven hoe je de kwaliteit van het project waarborgt.

 

Je begint met het
schrijven over de kwaliteit van het eindproduct en tevens hoe de opdrachtgever
het gaat beoordelen. Als dit ingewikkeld is, kun je van de tussenproducten die
je hebt opgesteld de kwaliteit eerst te beoordelen, geef ook aan welke
controles uitgevoerd moeten worden, zoals testrondes.

 

Daarnaast dien je software,
schema- en tekentechnieken aan te geven die gebruikt zullen worden, denk
bijvoorbeeld aan tekstverwerkingssoftware, planningssoftware en overige
software.

 

Projectorganisatie

Bij dit hoofdstuk
aangekomen gaan we de projectgroep samenstellen.

 

Eerst beginnen we door
functies in de projectgroep op te sommen, mogelijke functies zijn: projectleider,
projectsecretaris, projectlid, projectadviseur

Daarna ga je personen
zoeken die geschikt zijn voor het project.

 

Namen, adressen,
telefoonnummers en e-mailadressen van projectleden dienen duidelijk genoteerd
te worden. Ook geef je per deelnemer aan wat de beschikbaarheid is, bij vakantie
en verlofdagen moeten er duidelijk afspraken over gemaakt worden.

 

Daarna kun je de personen
koppelen aan functies. Aan ieder persoon worden er bevoegdheden en
verantwoordelijkheden toegekend.

 

Om goed samen te werken dient
er regelmatig vergaderd te worden, daarom is het essentieel om goed vast te
leggen hoe vaak en wanneer er vergaderd gaat worden en met welke groepen mensen.

 

Ieder medewerker heeft
een uurtarief, daarom is het belangrijk om af te spreken hoe de
tijdsverantwoording van de deelnemers uitgevoerd moet worden, dit kan zijn een
wekelijks overzicht met gewerkte uren, of een maandelijks overzicht van de
gewerkte uren.

 

Planning

Nu de projectleden bekend
zijn gemaakt, en je weet welke projectactiviteiten uitgevoerd moeten worden en
welke producten er gemaakt moeten worden is het de bedoeling om een planning op
te gaan stellen. Een planning geeft aan hoe lang een project gaat duren.

 

De projectactiviteiten
die eerder zijn aangemaakt kunnen gebruikt worden door de personen eraan te
koppelen. Voor ieder activiteit stel je de doorlooptijd in, daarnaast geef je
de afhankelijkheden aan en de deadlines.

 

Voor het plannen is het
aanraadbaar om gebruik te maken van een planningsprogramma, omdat dit
flexibeler en sneller werkt.

 

Kosten en baten

Bij dit hoofdstuk ga je
de kosten en baten opsommen waar de opdrachtgever veel aan zult hebben. Dit
overzicht bepaalt namelijk of het project daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden.

 

Onder kosten vallen de
volgende zaken:

 

– Mensuren, ieder persoon
heeft een uurtarief en hiermee kan gemakkelijk de kosten worden berekend.

– Hulpmiddelen,
materiaalkosten, aanschaf apparaten en dergelijke

– Exploitatiekosten,
kosten na uitvoering van het project, dit hoeft niet opgenomen te worden in het
plan van aanpak, dit zul je dus met de opdrachtgever moeten overleggen of het
van toepassing is

 

 

Onder baten (opbrengsten)
vallen de volgende zaken:

 

– Kosten besparing
(personeel- en materiaalkosten)

– Omzet

– Beter gemotiveerde
werknemers

 

Risico’s

In dit hoofdstuk probeer
je de risico’s te bedenken die het succes van het project bedreigt, hiermee zul
je dus rekening mee houden tijdens de uitvoering van het project.

 

Voorbeelden:

 

Wijziging in
samenstelling projectgroep

Onvoldoende kennis/niveau
bij projectleden

Onvoldoende motivatie bij
projectleden

Ongeschikte projectleider

Onvoldoende
projectgrenzen

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here