H3 { margin-bottom: 0.21cm; direction: ltr; color: rgb(0, 0, 0); }H3.western { font-family: “Times New Roman”,serif; }H3.cjk { font-family: “SimSun”; }H3.ctl { font-family: “Mangal”; }P { margin-bottom: 0.21cm; direction: ltr; color: rgb(0, 0, 0); }P.western { font-family: “Times New Roman”,serif; font-size: 12pt; }P.cjk { font-family: “SimSun”; font-size: 12pt; }P.ctl { font-family: “Mangal”; font-size: 12pt; }A:link { }
Creatief vergaderen
Rara wat is het? De meeste werknemers doen het minimaal één keer in de week. Leraren doen het meer dan artsen. Directeuren en managers
spannen de kroon: 70 a 80 prcent van hun werktijd bestaat uit
vergaderen. Gemiddeld vergaderen we 2 uur per 8 urige werkdag, ofwel:
25 procent van onze werktijd.
Zonde van de (letterlijk) kostbare tijd! Vergaderen is een tijdrovende klus die bakken met geld kost. Uit onderzoek is gebleken dat wij in Nederland per jaar 25 miljard euro “wegvergaderen”, exclusief de reiskosten. Hoe frustrerend kan het dan zijn als je beseft dat de meeste vergaderingen op niets uitdraaien!
Het oude vergaderen: iedere week op een vaste dag en een vast tijdstip in een saai kantoor met vierkante tafels en te weinig zuurstof vergaderen. Iedereen moet netjes naar elkaar luisteren, bij het onderwerp blijven en geen subgesprekjes beginnen. Als iedereen het eens is en ieder zijn zegje heeft gedaan, is de vergadering succesvol. Toch?
Het nieuwe vergaderen
Wat hierboven beschreven staat, blijkt allemaal
helemaal niet zo effectief. Verschillende wetenschappelijke onderzoeken wereldwijd wijzen uit dat democratisch vergaderen, de vaste dag/tijd bepaling en de vergaderruimte zoals hij er nu uitziet helemaal niet zo gunstig zijn voor een vergadering.
U kent vast de term “het nieuwe werken” wel. Het is een aantal jaar geleden ontstaan en richt zich op flexwerken, buiten de spits om reizen en ook: effectief vergaderen.
Laten we beginnen met die dinsdagmiddag van 4 tot 6 waarop elke week vergaderd wordt. De vergadering kost altijd een hoop tijd, terwijl niet iedereen iedere week iets nuttigs te zeggen heet. Plan een
vergadering eens spontaan in, als je merkt dat meerdere mensen ergens
tegenaan lopen. Het besluit even diezelfde middag nog te vergaderen (“even bij elkaar komen”)
is effectiever dan iedere week op vaste tijden.
De vergaderruimte
Daarnaast is de ruimte essentieel, en dan
specifieker: de inrichting. Een andere lamp, een plant… Wie had
kunnen vermoeden dat dat zoveel verschil zou uitmaken. Dat saaie, van prikkels ontdane kantoor waar je de hele dag al in hebt gezeten, zal niet snel inspireren tot nieuwe ideëen.
Die ruimte verbind je onbewust met lange, misschien wel saaie,
gesprekken die ogenschijnlijk nergens toe leiden. Zorg eens voor een kleurrijke, flexibele inrichting. Maak gebruik van meet visuele middelen. Zo kan je denken aan een flipchart, tablet, powerpoint of prezi. Dit zorgt voor meer concentratie en het vergroot de hoeveelheid
informatie die je collega’s op kunnen nemen.
Die plant, die staat daar niet voor niets in de
vergaderruimte. Het plaatsen van een plant vermindert de stress en
vergroot de kans op creatieve ideeën. Dit hangt samen met het feit
dat vergaderen in een ruimte met een woonkamerachtige sfeer veel
beter werkt dan in een kaal kantoor. Dus een gezellige vergaderruimte
zorgt voor een gezellige sfeer en uiteindelijk ook voor een
gemakkelijker proces. En geeft die plant eens wat meer liefde. Uiteraard voelt men zich fijner met een kleurrijke orchidee, dan met een saaie palm die op ieder kantoor staat.
Overleg ook eens op een andere plek. Op die
manier treed je eens buiten je comfortzone, en daardoor worden zowel
creativiteit als concentratie gestimuleerd. Een goede en inspirerende
plek om te vergaderen
in Utrecht zou bijvoorbeeld kunnen zijn: een
café of een afgehuurde vergaderlocatie op Hoog Caterijne. Je zou in
het nieuwe Vredenburg kunnen vergaderen, terwijl je uitkijkt over de
stad. Maar om nog verder uit je comfortzone te treden zou je ook
kunnen kiezen je vergadering plaats te laten vinden in een
stadskasteel, of in de vergaderruimte van een ander bedrijf.
Maak van vergaderen geen vervelend euvel meer,
maar zorg met deze tips voor een dynamische en inspirerende
vergadering!
