‘’Zo, en nu eerst
eens kijken hoe snel hij kan!’’ waren de legendarische woorden van een collega
nadat zijn nieuwe Toyota Auris was afgeleverd door de leasemaatschappij.
Jaarlijks staan er enkele duizenden mensen in Nederland, net als mijn collega,
vol spanning te wachten op hun nieuwe Toyota.
Maar hoe is het
bedrijf dat voor 1966 in Europa nog geen auto verkocht had, in een relatief
korte tijd uitgegroeid tot de marktleider? Naar mijn mening niet alleen door
een goed lange termijn beleid, maar ook door het continu controleren en streven
naar verbetering van zelfs het kleinste detail. Dit streven naar perfectie
heeft tot op heden al tot veel procesverbeteringen geleid die door Toyota
geïntroduceerd zijn waaronder het Kanban-systeem en de ‘QR code’.
Een QR code is
een klein vierkantje met witte en zwarte blokjes. Deze kleine vierkantjes kom
je tegenwoordig overal tegen, van krantenartikelen tot groot bouwmateriaal.
Maar wat is het en hoe werkt het precies? En belangrijker, hoe kan ik QR codes
gebruiken om mijn bedrijf sneller en efficiënter te laten werken?
Hoe werkt die
grote berg kleine blokjes in een QR code nu eigenlijk?
De meeste mensen
die naar de afbeelding hierboven kijken zullen hetzelfde denken als mij als
wanneer ik naar moderne kunst kijk: ‘hoe hard ik ook mijn best ook doe, dit zal
ik nooit begrijpen’. Terwijl een QR code in eigenlijk niet veel meer is dan de
streepjescode die op alle producten in de winkel terug te vinden is. Een QR
code wordt gelezen door een scanner, net zoals een streepjescode op een
product. De scanner geeft de gelezen gegevens door aan een computer. De
computer zet de gegevens om in iets wat jij en ik ook kunnen lezen.
Een QR code heeft
onder andere de volgende elementen:
grote vierkante
blokken, als referentiepunt voor de scanner;
versie en het
gebruikte formaat waar de gegevens in vastgelegd zijn;
een wirwar aan
blokjes, dit is de daadwerkelijke informatie.
Deze wirwar kan
maximaal 4.296 alfanumerieke tekens bevatten (ongeveer twee bladzijdes met
tekst). Wat in de praktijk betekent dat je na een druk op de knop alle gegevens
hebt over een bepaald product of artikel die jij je maar kunt wensen. Zelfs als
een QR code beschadigd is, blijft deze door een ingebouwd reparatie systeem nog
leesbaar.
Oke, maar wat heb
ik aan een QR code voor mijn bedrijf?
‘Natuurlijk, het
is leuk dat het allemaal kan, maar wat heb ik hier eigenlijk aan?’ hoor ik je
denken. De QR code kan op veel verschillende vlakken iets betekenen voor een
bedrijf.
In de eerste
plaats is de QR code zakelijk te gebruiken, waar hij voor gemaakt is: het
controleren van de processen. Een QR code geeft een veelvoud van de informatie
in vergelijking met een streepjescode zonder dat de scantijd langer wordt. Als
je een QR code op een document of product toevoegt kun je de gegevens altijd
real-time opvragen als je hier een goed systeem aan koppelt. Zo weet je op elk
moment van de dag waar een object zich bevindt, bij welk project het hoort,
welke werknemer er toezicht op heeft, naar welke klant het moet en ga zo maar door.
Hiernaast is de
QR code een uitstekende aanvulling op het arsenaal van elke marketeer gebleken.
Niet lang na de ontwikkeling van deze code vond je de QR code overal terug in
Japan op reclamemateriaal, van bushokjes tot advertenties in tijdschriften. Via
de QR code kan een consument met zijn telefoon een relevante website openen met
daarin extra informatie. Door het toevoegen van QR codes wordt het
reclamebudget dus efficiënter besteedt. Niet alleen wordt de consument
geconfronteerd met de reclame-uiting, maar met één druk op de knop kan de
consument meteen door naar meer relevante informatie, bijvoorbeeld op een
website. De tijd tussen het opwekken van interesse en het overgaan tot actie
wordt dus verkort tot enkele seconden en de consument hoeft er bijna geen
moeite meer voor te doen. Een hogere conversieratio van geïnteresseerde tot
koper is het gevolg.
Wat is mijn
ervaring met QR codes?
Ik heb gemerkt
dat ik mijzelf uiteindelijk een hoop werk bespaar door QR codes te gebruiken
voor het digitale projectendossier. Aan alle nieuwe documenten binnen Invantive
voeg ik een sticker toe met daarop een QR code: facturen, contracten, offertes,
pakbonnen en tekeningen. Vervolgens scan ik de documenten in; zie bijvoorbeeld
deze voorbeeld scan van een factuur. Ons procesbewakingssysteem Invantive
Vision koppelt de documenten dan automatisch aan de daarbij behorende processen
en projecten. Het papieren exemplaar verdwijnt in de kast.
De
verkoopafdeling gebruikt QR codes om snel de bezoeker op beurzen via hun badge
te registreren en achteraf nogmaals persoonlijk te kunnen benaderen.
Jouw ervaring?
Natuurlijk ben ik
niet de enige met ervaringen of ideeën op het gebied van het gebruik van QR
codes. Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaring met het gebruik van QR codes en
hoe je bedrijf sneller is geworden door QR codes. Ik lees graag deze ervaringen
hieronder in het commentaar terug.
