Het leven van een PMO-er is soms ondankbaar. Als er iets mis gaat is het altijd
jouw schuld en als het goed gaat ben je niet degene die met de eer gaat
strijken.
Tijdens een gesprek met een van de senior PMO-ers waar ik ooit leiding aan gegeven heb
werd dit me weer eens duidelijk gemaakt. Zij had de rol net weer afgesloten na
ongeveer een jaar, maar deed dit op een iets hoger niveau.
Ze was doorgestroomd naar een PPM ondersteunende rol.
Deze promotie was het gevolg van geboekte resultaten op het gebied van project
prioritisatie. Ineens bedacht ik: “wat zou goed project prioritisatie waard
zijn?
De kosten van slechte Project Prioritisatie
Om te kunnen bepalen wat goede project priotitisatie ongeveer waard is moeten we
eerst beseffen wat slechte project prioritisatie kost.
Laat hierbij vooral duidelijk zijn dat de meeste organisaties prioritisatie niet al
te best uitvoeren, iets wat je redelijk eenvoudig zelf kan bepalen door eens
het blog van Stuart Easton te lezen (5 Signs That
You Need Project Prioritization). Hier enkele statistieken:
·
86% van de organisaties leveren meer dan
25% minder waarde uit de gestartte projecten dan gepland bij de start van het project
·
58% van de projecten zijn niet aligned met de
bedrijfsstrategie
·
87% van de organisatie doen geen (formele) strategische
alignment van het project portfolio
Wat zijn dan de kosten van slecht prioritisatie? Lees hieronder 3 voorbeelden, maar
besef dat er meer zijn.
1. Slechte prioritisatie
betekent dat er projecten lopen die niet noodzakelijk zijn. Dit kan zijn omdat
ze niet meer nodig zijn, maar ook door slecht sponsorship vanuit het management
of omdat ze slecht performen. Ik heb ooit eens een PMO-er van een niet nader te
noemen grote organisatie horen zeggen dat ongeveer een derde van alle lopende
projecten niet meer nodig zijn ver voordat ze afgerond waren. Het stoppen van
deze projecten zou vele miljoenen besparen.
2. Als projecten
niet aligned zijn met de strategische doelen van je onderneming, heb je te
maken met de kosten van kansen. Het geld dat je besteed aan deze projecten zou
je ook op een andere manier kunnen besteden, waarmee je meer waarde uit je
investering had kunnen halen. Voor elk bedrijf is dit anders, maar maak deze
balans eens voor jezelf op en kijk hoeveel geld uit projecten waarde hebben
toegevoegd aan je organisatie en hoeveel dat had kunnen zijn als je andere
projecten had opgestart. Ik voorspel dat dit bij grote onderneming in de tientallen
miljoenen loopt.
3. Onze medewerkers
zijn niet dom. Jaar na jaar zien ze falende projecten, projecten die overbodig
zijn voor ze afgerond worden, etc. Als ze zelf het vermoeden hebben aan een
dergelijk project te werken, zullen ze de neiging hebben om wat minder hard te
werken dan normaal. Dit heeft duidelijk een negatieve impact op het verloop van
het project en het halen van de gestelde deadlines.
Verborgen Benefits
Dit is een eenvoudig concept om te vatten, maar naast deze voor de hand liggende
benefits zijn er ook andere zachtere benefits voor goede prioritisatie.
1.
Projectteams zullen hun tijd effectiever kunnen
managen. Ze zullen in staat zijn om hun tijd effectiever en efficiënter te
managen. Ze worden in staat gesteld om beter te kunnen bepalen waar hun
resources de meeste waarde leveren en daarmee beter te kunnen dealen met de
uitwisseling die onvermijdelijk ontstaat in een organisatie waar meerdere
projecten tegelijkertijd gemanaged worden. Dit helpt de mensen gemotiveerd te
houden en om de projectteams weg te houden van de politiek binnen de
organisatie.
2.
Een goed gestructureerd proces voor prioritering en
selecteren van projecten zorgt er voor dat er minder tijd van het hoger
management noodzakelijk is. Deze reductie in benodigde tijd aan het selecteren
van projecten betekent natuurlijk niet verminderde betrokkenheid. Feitelijk is
het hoger management de motor van het proces in prioriteiten bepalen. De
business is eigenaar van de prioriteiten en kunnen vanuit het proces sneller
beslissen in het geven van prioriteit.
3.
Een goed prioritisatie proces is transparant. Iedereen
kent het doel van de organisatie en de prioriteiten voor se business, die van
ook eenvoudig vastgelegd kunnen worden in een “besluitmodel”. Hierdoor kan er,
als een afdelingshoofd aankomt met een project onmiddellijk feedback worden
gegeven over het passen van dit project binnen de bedrijfsprioriteiten. Het
gevolg zal zijn dat deze mensen, zodra ze de heldere prioriteiten zien en de
succescriteria begrijpen, zelf anders gaan denken over plannen, om vervolgens
te komen met projecten die beter aansluiten op de prioriteiten en
doelstellingen van de organisatie. Hierdoor krijg je de mogelijkheid om de
beste projecten uit een sterkere pool met projecten te kiezen en daarmee meer
projecten te starten die waarde kunnen leveren. Hierdoor wordt de waarde van je
project portfolio vergroot.
Geloof ij niet op mijn woord
Ik geef een voorzet, maar ga uit van wat ik om mij heen gezien en gehoord heb. Het
is nog niet heel duidelijk hoeveel geld je kunt besparen met transparant
project portfolio management, maar het kan om miljoenen euro’s gaan. Het lijkt
mij het uitzoeken waard.
Wat is nu de waarde van een beter project prioritisatie proces? In de USA en Groot-Brittanië zijn verbeteringen van 10%-20% van organisatie gezien. Op een project portfolio
van 5 miljoen euro per jaar, gaat dat richting 5 ton tot 1 mijloen aan extra waarde
per jaar. Voor de mensen die al betrokken zijn in het proces van selecteren van
projecten, het implementeren van projecten en het aanvragen van projecten is de
afname van de stress is onbetaalbaar.
Goed prioritisatie is noodzakelijk om de juiste projecten op het juiste moment in je
project portfolio te krijgen. Ik heb gezien dat het opzetten van een PMO en de
implementatie van een project management pakket een uitdaging is, maar zodra er
zichtbaarheid gecreëerd is, wordt het tijd om door te pakken richting prioritisering,
nieuwe ideeën en initiatieven. Zonder
een goed inzicht in wat er gaande is binnen de organisatie is het moeilijk om
verbeteringen aan te brengen in het proces van “Doing the right things” en
daarmee nog moeilijk om te stap “Doing things right” te verbeteren.
Om stappen te kunnen maken heb je PPM nodig.
